Privacyverklaring
HH Services gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Wie zijn wij?
HH Services is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. We werken volledig online en hebben geen bezoekadres.
- E-mail: info@hhservices.nl
- KvK-nummer: 70806543
2. Welke gegevens verwerken we, en waarom?
Als je een terugbelverzoek doet
Het formulier "Bel mij terug" maakt een WhatsApp-bericht voor je klaar met je naam, je telefoonnummer en, als je dat invult, het moment waarop je graag gebeld wordt. De website zelf slaat deze gegevens niet op en stuurt ze nergens heen. Wij ontvangen ze pas als je het bericht in WhatsApp zelf verstuurt. WhatsApp is een dienst van Meta, dus daarvoor gelden ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp. We gebruiken deze gegevens alleen om je terug te bellen over je vraag. De grondslag is je toestemming. Die kun je altijd intrekken door ons te mailen.
Als je ons mailt of een WhatsApp-bericht stuurt
We gebruiken je naam, contactgegevens en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of het voorbereiden van een overeenkomst als je klant wilt worden. WhatsApp is een dienst van Meta. Kies je voor WhatsApp, dan gelden ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp.
Als je een kennismaking plant
Plan je een kennismaking via onze online agenda (Cal.com), dan verwerken we je naam, e-mailadres, het gekozen tijdstip en wat je zelf invult. We gebruiken dat om het gesprek in te plannen en voor te bereiden. De grondslag is het voorbereiden van een overeenkomst.
Als je klant bent
Voor klanten verwerken we de gegevens die nodig zijn om de afgesproken diensten uit te voeren, zoals administratie, belastingaangiften en loonadministratie. Denk aan contactgegevens, financiële gegevens en, bij loonadministratie, gegevens van werknemers. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor gegevens die we namens klanten verwerken, zoals gegevens van hun werknemers, sluiten we een verwerkersovereenkomst.
Als je de website bezoekt
We houden anonieme bezoekersstatistieken bij met Umami, bijvoorbeeld hoeveel mensen de site bezoeken en welke knoppen worden gebruikt. Umami plaatst geen cookies en slaat geen IP-adressen of andere gegevens op waarmee we jou kunnen herkennen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren.
Onze hostingpartij kan technische gegevens, zoals je IP-adres, tijdelijk vastleggen om de website veilig en beschikbaar te houden.
3. Cookies
Deze website plaatst geen cookies. Daarom zie je ook geen cookiemelding.
4. Hoe werken we met software en AI?
HH Services gebruikt software, waaronder toepassingen met kunstmatige intelligentie (AI), om administratief werk sneller en nauwkeuriger te doen. Voor klantwerk gebruiken we boekhoudsoftware, loonsoftware en AI-programma's. De gegevens worden grotendeels binnen de Europese Unie opgeslagen. Sommige diensten, zoals AI-programma's, verwerken gegevens buiten de EU. Daarvoor gelden passende waarborgen (zie hieronder bij "Met wie delen we gegevens?").
Klantgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Die instelling staat bij ons uit.
We nemen geen besluiten over jou die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen. Er kijkt altijd een mens van HH Services mee voordat iets wordt ingediend of verstuurd.
5. Met wie delen we gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben voor onze dienstverlening, of als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld richting de Belastingdienst. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst.
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Netlify | Hosting van de website |
| WhatsApp (Meta) | Ontvangen van WhatsApp-berichten en terugbelverzoeken |
| Umami | Anonieme bezoekersstatistieken, zonder cookies |
| TransIP | Ontvangen en versturen van e-mail |
| Cal.com | Inplannen van kennismakingsgesprekken |
| Boekhoudsoftware, loonsoftware en AI-programma's | Uitvoeren van administratie, aangiften en loonadministratie |
Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig.
- Terugbelverzoeken en vragen van mensen die geen klant worden: maximaal 6 maanden.
- Gegevens van klanten: zolang de overeenkomst loopt, en daarna zo lang als de wet voorschrijft. Voor gegevens die van belang zijn voor de belastingen is dat meestal 7 jaar.
- Bezoekersstatistieken zijn anoniem en herleiden niet tot personen.
7. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegd gebruik. De website werkt altijd via een beveiligde verbinding (https). Daarnaast gebruiken we tweestapsverificatie, sterke en unieke wachtwoorden en versleutelde laptops.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik ervan, het gebruik laten beperken, of je gegevens opvragen om over te dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
Stuur je verzoek naar info@hhservices.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen om je te identificeren.
9. Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan zie je de datum van de laatste wijziging.